Salesforce のレポート機能を活用して今週のスケジュールをメールへ配信

企業のデータをSalesforce上で一元管理している場合、ユーザはSalesforceにログインする事でいつでも必要な情報へアクセスすることができます。
これにより、パソコンやスマートフォンなどのデバイスと通信環境さえあれば、どこにいてもセキュアな環境で最新の情報を参照し、登録・更新する事が可能になります。

しかしながら、『インターネット通信が不安定な状況に陥った場合』や、『サービス停止が発生した場合』などは、復旧まで何もできなくなってしまう事があります。

今回は、こんな時に備えて、Salesforceの『レポート』機能を活用し、万が一Salesforceにログインできない状況になっても最低限必要な情報を参照出来るようにされたお客様の事例をご紹介します。

目的

通信障害に備えて、スケジュールデータだけでも確認できるようにしたい。

取り組みの内容

今回のお客様は、以下の取り組みをされました。

１．ユーザの今日から2週間先までスケジュールが参照できるようレポートを作成した。
２．作成したレポートをユーザに共有し、メール配信予約の手順をアナウンスした。
３．ユーザは、アナウンスされたレポートへアクセスし、それぞれ希望のタイミングでメール配信されるように設定した。

（例）毎週月曜日と水曜日の朝 8:00 にメール配信されるように設定する　など

効果

もし何等かの障害が発生してSalesforceにアクセスできない状況となっても、メールを参照する事ができればスケジュールを確認する事が可能となります。
これにより、『今日の予定がわからない！』という切羽詰まった状況を回避できるようになりました。

このお客様は配信の条件に2週間先までのスケジュールを含める事により、今日の予定だけでなく2週間先まではお客様とのアポイントを取れるように設定されました。

Salesforce　レポート機能　とは？

この機能は、Salesforce上に登録されたデータを自由に組み合わせて作成し、業務に合わせた条件でリアルタイムに抽出・集計・分析した結果を共有する事ができます。
また、作成したレポートを活用してグラフやダッシュボードの作成、レポートデータのエクスポート、メール配信といった機能も充実しています。

Salesforceの標準的なオブジェクトだけではなく、ArgusのようなAppExchangeのアプリケーションで作成されたオブジェクトや、ユーザが任意で作成されたオブジェクトも対象とする事ができる為、とっても便利な機能です。

今回はこのレポートを使った「スケジュールのメール配信」についてご紹介しましたが、獲得リードや商談状況なども同じように配信する事ができるのでぜひ活用してみてください。